Google Meet Control Automatico Sales

Qué hace

Se ejecuta a partir de otro proceso interno cuando finaliza una reunión grabada. Revisa la duración de la llamada, descarga la transcripción desde MeetGeek y crea un archivo de Google Docs con todo el texto en una carpeta específica de Google Drive. Por último, añade un nuevo registro en la planilla de control de llamadas de Google Sheets con la fecha, título, duración calculada, responsable interno de WorldTeams y los links a la reunión, video y transcripción.

Cuándo se rompe

• Si la llamada no supera el tiempo mínimo requerido, el proceso se detiene y no vas a ver la fila agregada en la planilla de control ni el documento creado.
• Si MeetGeek no tiene generada la transcripción o no encuentra el identificador de la reunión, la creación del documento falla y se corta el registro de datos.
• Si el organizador de la llamada participó únicamente con casillas generales (como sales, core o recruiting) o con cuentas fuera del dominio de WorldTeams, la columna de responsable va a quedar en blanco en la planilla.

Detalle técnico

• Se dispara mediante When Executed by Another Workflow recibiendo meeting_id, timestamp_start_utc y timestamp_end_utc.
• El nodo If valida que la diferencia entre timestamp_end_utc y timestamp_start_utc sea estrictamente mayor a 180.
• El nodo Code in JavaScript filtra el array participant_emails: descarta correos que no sean @worldteams.com (o que pertenezcan a calendarios de Google) y excluye explícitamente a recruiting@, core@ y sales@ para determinar el email_host.
• El nodo Aplano el texto recorre la estructura de MeetGeek, elimina claves de ID y genera un string unificado en full_transcript.
• Crea y actualiza un archivo de Google Docs dentro de la carpeta con ID 1hglXb0Tos1fRf_s8Fq8tZZxzFHF6sph0 y registra la fila en la hoja de cálculo 1QIl5dbV9yWPg3GWb7H8LGES0rVO71szKuY75Gz-7C8w.
• El nodo Update propiedad HB (para actualizar la propiedad h___meeting_link en el CRM de HubSpot) se encuentra desactivado.

Diagrama

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Lo llaman: Sales trigger calendar meetgeek

Ficha