Kick Off | Hubspot

Qué hace

Cuando se crea una reunión en el calendario de Google de Kickoffs, el flujo extrae a los invitados externos a la empresa y busca sus datos de contacto en HubSpot. Con ese contacto, identifica su compañía y busca el deal más reciente que esté en etapa de Kick Off u Onboarding. Finalmente, actualiza ese deal en HubSpot completando el campo de fecha y hora del kickoff con los datos del evento agendado.

Cuándo se rompe

• Si la persona invitada a la reunión no está registrada como contacto en HubSpot o no tiene una compañía vinculada en el CRM.
• Si la compañía del cliente no tiene ningún deal creado que se encuentre en las etapas de Kick Off u Onboarding dentro del pipeline correspondiente.
• Si el contacto tiene varias compañías asociadas en HubSpot, ya que el flujo solo revisa la primera que devuelve el sistema y puede no encontrar el deal correcto.

Detalle técnico

• Disparador: Google Calendar Trigger1 configurado para eventos creados (eventCreated) en el calendario KICKOFFS | WT (c_d923731fb7eeab3865bf8dd32153cf5006724c6a87abc29509d1d2ffbd91abcf@group.calendar.google.com).
• En Extraer invitados externos y fecha1 se filtran los correos con dominio @worldteams.com y se formatea el inicio del evento a dd/MM/yyyy HH:mm.
• Se consulta la API v4 de HubSpot para obtener la primera compañía asociada al contacto (results[0].toObjectId) y luego sus deals asociados.
• El nodo Filtrar ultimo deal en Kick Off valida que el deal pertenezca al pipeline 5439357, tenga el stage 17148495 (Kick Off) o 17148494 (Onboarding), y lo ordena por createdate descendente para seleccionar el más nuevo.
• HubSpot - Actualizar deal con fecha del kickoff1 actualiza la propiedad personalizada fecha_hora_kickoff en el deal recuperando el valor fechaHoraReunion desde el nodo Split Out1.

Diagrama

Ficha