MeetGeek Farming KickOff / CatchUp

Qué hace

Se activa a partir de otro workflow que le envía el identificador de una llamada de MeetGeek. Si la reunión duró más de 3 minutos, identifica por el título si se trata de un Kickoff o de un CatchUp, obtiene su transcripción y procesa los puntos clave usando IA.

Como resultado, crea un documento de Google Docs con la transcripción completa, actualiza la planilla de control de Google Sheets (en la pestaña de Kickoff o Catchup según corresponda), envía un correo por Gmail con el resumen al responsable de la cuenta y registra una nota con el detalle de la reunión en el contacto del cliente dentro de HubSpot.

Cuándo se rompe

• Si el título de la llamada en MeetGeek no incluye variaciones de "Kickoff" o "Catch Up", el flujo descarta la reunión y no genera resúmenes, emails ni notas.
• Si la llamada duró 3 minutos o menos, el proceso se corta automáticamente y no realiza ninguna acción.
• Si el correo del cliente externo que participó en la reunión no existe como contacto en HubSpot, falla la creación o vinculación de la nota en el CRM.
• Si entre los asistentes de la llamada no se encuentra ninguno de los miembros del equipo mapeados en los filtros de notificación, no se envía el email con el resumen.

Detalle técnico

• Recibe la ejecución a través del nodo When Executed by Another Workflow esperando el campo meeting_id, y valida que duration supere los 180 segundos en If1.
• Clasifica el flujo en Switch2 mediante expresiones regulares sobre el campo title: Kickoff utiliza el modelo models/gemini-3.1-pro-preview y CatchUp utiliza models/gemini-3.5-flash.
• Crea y actualiza archivos de Google Docs en la carpeta ID 1hglXb0Tos1fRf_s8Fq8tZZxzFHF6sph0 y registra filas en el Google Sheet ID 1_lS99wYx528lme2jmd3OwQwujylZVw4cdJU4oXjFOYA (gid 166895518 para Kickoff y gid 1753788606 para Catchup).
• Emplea listas negras de correos institucionales hardcodeadas en nodos de código (Code in JavaScript y Code in JavaScript1) para aislar el email del cliente, buscarlo en HubSpot (Busco Cliente / Busco Cliente1) e insertarle una nota vía API asociándola mediante associationTypeId: 202.
• La distribución de correos por Gmail depende del enrutamiento de Switch3 y Switch4 hacia miembros puntuales del equipo (el nodo Send a message Sofia Oppenheimer se encuentra deshabilitado).

Diagrama

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Lo llaman: Sales trigger calendar meetgeek

Ficha