Google meet Farming KickOff / CatchUp

Qué hace

Se dispara automáticamente cuando otro workflow le envía los datos de una reunión de Google Meet finalizada (sea un Kickoff o un CatchUp de Farming). Lee la transcripción de la llamada, analiza con inteligencia artificial los acuerdos o novedades, y registra la información en la planilla de control de Google Sheets (Sales - Kickoff o Sales - Catchup). Como resultado visible, envía un correo con el resumen al responsable de cuenta de WorldTeams y carga la nota de la reunión directamente en la ficha del cliente en HubSpot.

Cuándo se rompe

• Si la reunión no tiene adjunto el documento de Google Docs con la transcripción o no se tienen permisos para abrirlo.
• Si el título del evento en el calendario no incluye palabras clave identificables (como "Kick Off", "KO", "Catch Up" o "CU"), lo que hace que el proceso no sepa qué tipo de reunión es y se detenga.
• Si el cliente que participó no está registrado con su correo en HubSpot, lo que impide encontrar su ficha y guardar la nota en el CRM.
• Si la persona del equipo interno que participó de la reunión no coincide con ninguno de los nombres configurados para la asignación de correos, quedando el resumen sin enviar por email.

Detalle técnico

• El disparador When Executed by Another Workflow recibe el payload con attendees, summary y attachments.
• Code in JavaScript8 busca entre los adjuntos el archivo con MIME type application/vnd.google-apps.document para extraer transcriptFileId, el cual consume el nodo Get a document1.
• Switch2 bifurca el flujo hacia KickOff o CatchUp mediante expresiones regulares evaluadas sobre el campo summary.
• AI Agent2 y AI Agent3 utilizan el modelo models/gemini-3.6-flash con parsers estructurados (Structured Output Parser2 y Structured Output Parser3) para extraer el esquema JSON estandarizado.
• Los nodos Code in JavaScript y Code in JavaScript1 depuran correos descartando el dominio @worldteams.com y una lista de exclusión fija (blackList) para aislar el email del cliente y buscarlo en HubSpot (Busco Cliente / Busco Cliente1).
• Envio nota a Hubspot1 crea la nota vía API POST a /crm/v3/objects/notes vinculándola mediante la asociación ID 202 al contacto correspondiente. Los datos consolidados se vuelcan en la planilla 1_lS99wYx528lme2jmd3OwQwujylZVw4cdJU4oXjFOYA mediante operación appendOrUpdate.

Diagrama

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Lo llaman: Sales trigger calendar meetgeek

Ficha

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