search tickets open process contactos asociados

Qué hace

Se activa de manera programada cuatro veces al día para actualizar el reporte de procesos activos. Primero vacía la planilla de seguimiento y consulta en HubSpot todos los tickets que están abiertos en el pipeline de búsquedas.

Por cada ticket encontrado, traduce la etapa del proceso a un nombre entendible, identifica al recruiter a cargo y desglosa los emails de contacto vinculados (generando una fila por cada contacto si hay más de uno). El resultado queda reflejado en la planilla de Google Sheets "Tickets procesos abiertos".

Cuándo se rompe

• La planilla queda completamente en blanco o desactualizada: significa que falló la conexión con HubSpot o Google Sheets, o que el proceso se cortó tras borrar los datos previos y no llegó a reescribirlos.
• Aparece un ticket con estado "Unknown Stage": significa que en HubSpot se agregó o modificó una etapa del pipeline que no está registrada dentro de la automatización.
• Se repite un mismo ticket en varias filas con distintos correos: no es un error, significa que el ticket tiene múltiples contactos asociados en HubSpot y se listan individualmente para que no se pierda visibilidad de ninguno.

Detalle técnico

• Trigger y limpieza: Se dispara mediante Schedule Trigger con la expresión cron 0 1,13,18,22 * * *. El primer paso ejecuta Clear sheet en el spreadsheet 1q54ZcMKrYnWOAD45uC-bSJNI_wP0IG6hwv49rUp_8CA (hoja Tickets procesos abiertos), preservando la fila de encabezados (keepFirstRow: true).
• Consulta a HubSpot: El nodo HTTP Request hace un POST a /crm/v3/objects/tickets/search trayendo lotes de hasta 100 tickets filtrados por el pipeline 24286301 y 14 IDs específicos de hs_pipeline_stage, con paginación automática mediante cursor after.
• Traducción de estados: El nodo Code in JavaScript2 mapea el ID numérico de la etapa a un string de texto legible (dealstage_name); si el ID no coincide con la lista fija, asigna "Unknown Stage".
• Desglose de contactos: El nodo If chequea si hs_all_associated_contact_emails contiene punto y coma (;). Si tiene múltiples emails, Code in JavaScript divide el string y crea un ítem independiente por cada dirección de correo para insertarlo en Append row in sheet. Si tiene uno solo o ninguno, pasa directo a Append row in sheet1.
• Control de flujo y pausas: Itera los ítems mediante Loop Over Items1 y aplica un nodo Wait1 de 3 segundos tras cada inserción en Sheets para mitigar límites de tasa (rate limiting).

Diagrama

Ficha

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